Finanšu saskaņošanas automatizācija: no desmitiem Excel failu līdz 1 auditējamam pārskatam
Klients: starptautisks digitālo pakalpojumu uzņēmums; finanšu komanda, kas katru mēnesi saskaņo piegādātāju komisijas maksas.
Rezultāts: aptuveni 60 atsevišķu Excel failu manuālā saskaņošana tiek aizstāta ar 1 konsolidētu pārskatu, kurā iebūvētas automātiskas pārbaudes un saskaņošana ar atsauces mēnesi.
Problēma
Katru mēnesi pirms piegādātāju rēķinu apmaksas finanšu komanda salīdzina tos ar uzņēmuma iekšējiem datiem. Līdz šim 2 speciālisti manuāli veidoja reģistru aptuveni 60 atsevišķos failos (1 katram piegādātājam), lielākoties kopējot datus no norēķinu sistēmas. Tas aizņēma aptuveni 8 darba dienas katrā ciklā. Process bija lēns, manuālā kopēšana radīja augstu kļūdu risku, un datu saskaņošana apgrūtināja audita veikšanu.
Risinājums
Pinpoint AI aizstāja aptuveni 60 atsevišķus failus ar 1 konsolidētu pārskatu. 1 kopējs norēķinu datu izvilkums tiek nodots apstrādei Claude AI, kas aprēķina katra piegādātāja komisijas maksu atbilstoši līguma nosacījumiem, veic iebūvētas pārbaudes un atzīmē anomālijas atsevišķā lapā. Risinājums veic arī pašpārbaudi, salīdzinot rezultātu ar atsauces mēneša datiem. Tikai tad, ja pārbaudes ir sekmīgas, process turpinās. Galīgo apstiprinājumu sniedz speciālists.
Kā tas darbojas
- Aptuveni 60 atsevišķu failu vietā AI apstrādā 1 konsolidētu norēķinu datu izvilkumu.
- AI aprēķina katra piegādātāja komisijas maksu atbilstoši līguma nosacījumiem (procentuāli vai pa līmeņiem).
- Iebūvētas pārbaudes un kontrolsummas nodrošina, ka kopsummas saskan. AI veic pašpārbaudi katrā periodā un turpina darbu tikai tad, ja pārbaudes ir sekmīgas.
- Anomālijas tiek fiksētas atsevišķā lapā (piemēram, rēķins no piegādātāja, ar kuru uzņēmums vairs nesadarbojas, vai jauns klients, kura vēl nav reģistrā). Anomāliju saraksts tiek papildināts ar katru ciklu, tāpēc nākamā pārbaude kļūst vēl precīzāka.
- AI salīdzina rezultātu ar iepriekšējo atsauces mēnesi un ziņo tikai par atšķirībām, nevis pats tās koriģē.
- Procesa loģika un dokumentācija tiek uzturēta vienotā zināšanu bāzē, tāpēc jebkuras izmaiņas biznesa loģikā stājas spēkā automātiski.
Rezultāti
- 1 pārskats desmitiem failu vietā: 1 konsolidēts pārskats aizstāj aptuveni 60 atsevišķus Excel failus.
- Ietaupītas aptuveni 8 darba dienas ciklā: tiek likvidēts manuālais darbs, ko katrā ikmēneša ciklā prasīja reģistra veidošana vairākos desmitos failu.
- Iebūvētas pārbaudes un pašpārbaude: AI salīdzina rezultātu ar atsauces mēnesi un turpina darbu tikai tad, ja kopsummas saskan, novēršot kļūdas, kas rodas, manuāli kopējot datus.
- Uzkrājošā anomāliju noteikšana: ar katru ciklu anomāliju saraksts tiek papildināts, padarot nākamo pārbaudi vēl precīzāku.
- Finanšu komanda saglabā kontroli: AI ziņo par atšķirībām salīdzinājumā ar atsauces pārskatu, nevis pats tās koriģē.
Kurš process jūsu uzņēmumā atmaksātos ātrāk?
Sāksim ar bezmaksas AI auditu: atradīsim vienu procesu ar augstāko atdevi un ieviesīsim to. Ieguldījums atmaksājas ceturkšņa laikā.
Piesakies bezmaksas AI auditam →